אחד מהפרטים החשובים בנוגע לאחסון מסמכים בארכיב הוא ביטחון מידע, במיוחד כאשר מדובר במסמכים סודיים או מסווגים מסיבה כזו או אחרת- בטחונית, כלכלית, אישית וכדומה.חשוב לשים לב כי החברה המספקת שירותי ארכיב נוקטת מדיניות מחמירה ביותר בתחום זה של אבטחת המידע על מנת שתוכל בכל תחום לספק ללקוחותיה בטחון וסודיות אמיתית וללא פשרות במספר רבדים דרושים, כל זאת כמובן תוך שמירה על סטנדרטים בינלאומיים של אבטחת מידע. חשוב לבדוק האם החברה מוסמכת ועומדת בתקנים לצורך אבטחת מידע. חשוב לבדוק מה כוללת אבטחת המידע של הספק על מנת להיות בטוחים.מערך אבטחת המידע בנוגע לתחום הגנה על מיקום או על מסמכים יכול לכלול מעגלי אבטחה שונים: גדרות, מערכת אזעקה וטלוויזיה במעגל סגור. ישנם מקרים בהם נעשה שימוש בשומרים. חשוב לתת את הדעת על תנאי האיחסון של הספק ולוודא כי הם מתאימים לתנאים הדרושים לכם בכדי לשמור על הניירת או כל חומר אחר בצורה המיטבית. יש לשים לב כי אתרי האחסון של הארכיב ממוקמים בתוך מבנה בעל איטום מספק ובידוד מקיף כראוי, אשר יבטיחו תנאים המותאמים לשמירה על החומרים החשובים לאורך זמן. בחלק מחברות הארכיב כל החומר הארכיוני מאוחסן במיכלים ייעודיים סגורים, מומלץ לבדוק האם מבני האחסון נמצאים בתוך מתחם מגודר ומוקף חומה, וכמובן לחשוב האם המיקום מתאים לכם. חשוב לוודא כי מבני הארכיב מטופלים על ידי חברת הדברה מקצועית למניעת השחתת הניירת ע"י חרקים ומזיקים ומוגנים מאפשרויות של רטיבות, שריפות ומקרים אחרים העלולים להשחית ולפגוע בחומרים. חשוב לבדוק האם באתר האחסון של הארכיב מותקנת כראוי מערכת אוטומטית לכיבוי אש, למקרה של שריפה חלילה, אשר עלולה לכלות את המסמכים החשובים. ישנה כמובן חשיבות גם למיקום הגיאוגרפי של המבנה, מיקום בו אין גורמי קלקול העלולים לפגוע בנייר: בעיות לשל חומציות, מספיק אור ולחות במידה מתאימה. חשוב כי המבנה יהיה רחוק מאתרי אחסון מזון ומגורמי נזק פוטנציאליים אחרים כגון איזורי תעשיה ומוקמות בהם פליטת גזים רעילה ומאגרי חומרים דליקים ונפיצים. חשובים פתחים במבנה לשחרור עשן ותחלופת אויר במבנה. חשוב לדעת האם המערכות מאובטחות ובאיזו צורה, לוודא כי שרת הנתונים ממוקם באזור מאובטח ומוגן ושהשרת כולל גיבוי נתונים שוטף, אשר יפשר ביצוע שיחזור נתונים במידת הצורך.

ישנן חברות בעלות תוכנה אשר מאפשרות ללקוחות החברה גישה אינטרנטית מאובטחת למערכות ולנתוני ארכיב, באמצעות מערכת הרשאות. הלקוחות יכולים לקבל מידע וחומרים וכן לבצע הזמנות של מסמכים אך ורק על בסיס המידע המשויך אליו על פי ההגדרות של אבטחת המידע.